OBJETIVO
Establecer la metodología para
llevar a cabo la evaluación, selección y reevaluación de los proveedores de
bienes y servicios de la Institución.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para
la evaluación de los proveedores de bienes y servicios que se consideran
críticos para la institución; su selección, reevaluación e identificación de
necesidades de mejoramiento.
RESPONSABLE
El Jefe de Compras es el responsable de directo de
cumplir y hacer cumplir este procedimiento.
DEFINICIONES
Proveedores Críticos: Se refiere a aquellos proveedores cuyo
producto o servicio tienen gran impacto en la prestación del servicio. La
falta, omisión o retraso del proveedor, interfiere en los procesos afectando directamente la
calidad.
Proveedores No Críticos: Se refiere a aquellos proveedores cuyo
producto o servicio no tienen gran impacto en la realización del servicio. La
falta, omisión o retraso del proveedor no tiene relevancia para la ejecución o
cumplimiento de las funciones propias de la Institución.
Evaluación de Proveedores: Método mediante el cual se determina el
cumplimiento de aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un
proveedor.
Reevaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a
evaluar a un proveedor para hacer
seguimiento a su desempeño y determinar su permanencia como proveedor de la
institución.
POLITICAS
Se realizará evaluación a los
proveedores de bienes y servicios que se consideren críticos para la
institución.
Sólo se comprará a los proveedores incluidos en el listado
de proveedores, excepto en el caso de las compras urgentes de las que se habla
en el “Procedimiento de Compras”.
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Registro de Proveedores: Teniendo en cuenta los bienes y servicios que es necesario adquirir, el Jefe de
Compras anuncia a través de la página web de la Institución o por cualquier
otro medio de difusión, una convocatoria nacional o invitación publica a las personas naturales
o jurídicas que aspiren a ser proveedores de la Institución, invitándolos a
inscribirse diligenciando el formato “Registro
de nuevos proveedores”.
Evaluación
Inicial: Toda persona natural o jurídica que aspire a ser proveedor de la
institución, será sometida a una evaluación inicial, la cual es realizada por
el Jefe de Compras y el Vicerrector Administrativo y Financiero teniendo en
cuenta los siguientes criterios:
Precio: Disponibilidad para la entrega de listas de precio
actualizada.
Cumplimiento: Evalúa la disponibilidad
de despacho permanente, las garantías ofrecidas y las políticas de pago.
Servicio: Evalúa los plazos de entrega
de los bienes y servicios, descuentos por pronto pago, certificación de calidad
y servicio de entrega a domicilio.
En el formato “Registro de nuevos proveedores”, se
realiza la evaluación inicial asignando uno de los tres posibles valores del
aspecto en verificación de la siguiente manera:
1: No cumple
3: Algunas veces cumple
5: Si cumple
El promedio de los puntos
asignados a cada factor genera el resultado definitivo de la evaluación del
proveedor. En la siguiente tabla se presentan los rangos en los que se ubica la
evaluación y se determina la decisión de aceptar, condicionar o rechazar al
proveedor.
EVALUACION INICIAL DEL PROVEEDOR
ESCALA
DE EVALUACIÓN
|
ANÁLISIS DE RESULTADOS
|
PUNTAJE
|
DESCRIPCIÓN
|
RANGO
|
DECISIÓN
|
1
|
No cumple con el
requisito
|
1 - 12
|
Solicitud
Rechazada
|
3
|
Parcialmente cumple con
el requisito
|
13 - 24
|
Solicitud condicionada
|
5
|
Cumple con el requisito
|
25 - 40
|
Solicitud
Aprobada
|
Listado de Proveedores: El Jefe de
compras incluye en el “Listado de
proveedores” los proveedores Aprobados y los Condicionados. Los proveedores que resulten “Condicionados”,
se mantendrán en el listado de proveedores siempre y cuando obtengan una
calificación mayor o igual a 80% en la primera reevaluación de
proveedores.
Selección de proveedores: La selección
del proveedor se realiza teniendo en cuenta
los criterios de precio, cumplimiento y servicios ofrecidas por el
proveedor.
Para compras de bienes y servicios
de hasta 20 SMLMV, el Jefe de compras junto con el Vicerrector Administrativo y
Financiero, seleccionan el proveedor.
Cuando la compra supere los 20 SMLMV y
hasta 500 SMMLV, el Jefe de Compras elabora una “Matriz comparativa de cotizaciones”, la cual presenta a la Junta
de Compras, o al Comité de Planeación (cuando se trate de la contratación de obras civiles) para la
selección del proveedor.
Cuando la compra supere los 500
SMMLV, la Junta de Compras o el Comité de Planeación (cuando de trate de
la contratación de obras civiles),
estudia, analiza y selecciona los tres (3) mejores propuestas para presentarlas
a la Junta Directiva, quien selecciona el proveedor.
Reevaluación de proveedores: Cada seis meses el jefe de compras,
realiza la reevaluación de los
proveedores utilizando el formato de “Reevaluación
de proveedores” teniendo en cuenta los siguientes criterios:
CRITERIOS PARA LA RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Calidad del Producto: Cumplimiento con
las especificaciones técnicas y de funcionalidad requeridas.
Tiempos de entrega: La entrega se realizó en los tiempos pactados
en la orden de compra
|
Cumplimiento en cantidad: Entregó total de las cantidades
solicitadas
|
Precio: Los precios fueron competitivos durante el período de
evaluación
|
Atención post-venta: Respuesta oportuna a los requerimientos o
quejas realizados. Las garantías fueron atendidas satisfactoriamente.
|
En el formato para “Seguimiento a proveedores” se
registran los datos de la calificación obtenida por cada proveedor, en cada
despacho, asignando una calificación de Uno (1) a Cinco (5). Dónde:
2: Regular
3: Bueno
4: Muy bueno
5:
Excelente
El promedio de las
calificaciones obtenidas por el proveedor en cada criterio, se trasladan al
formato “Reevaluación de proveedores”
donde se multiplica por un factor de ponderación, para obtener una calificación
final. El porcentaje total de calificación obtenido se ubicará en uno de los
siguientes rangos, para establecer el estado del proveedor calificado.
ESCALA PARA RE-EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR
Rango
|
Estado
|
Mayor o igual a
80%
|
Aprobado
|
Entre 60% y 79%
|
Condicionado
|
Menor a 60%
|
Rechazado
|
Comunicación de resultados: El jefe de compras a través de una
comunicación escrita, informa al proveedor el resultado de la evaluación y su
calificación. Así:
• Proveedores
con calificación mayor o igual a 80%. Se extiende felicitación y se les invita
a seguir manteniendo el nivel de excelencia.
• Proveedores
con calificación entre 60% y 79%. Se les informa sobre la necesidad de
mejoramiento en el factor específico. Si esta calificación persiste durante
tres evaluaciones consecutivas, el proveedor es retirado del listado de
proveedores.
• Proveedores
con calificación igual o inferior al 60%. Se les informa que no pueden continuar siendo proveedores de la
institución.
