NOTACIÓN BPMN – LA NOTACIÓN MÁS ACEPTADA PARA MODELAR
PROCESOS
El modelado de
procesos es un paso clave en BPM y se puede utilizar para describir el proceso
como es y también para proyectar la versión optimizada. Para eso existe la
notación BPMN – Business Process Model and Notation, una notación que ilustra
el proceso de una manera sencilla y clara, pensada tanto para los
administradores como para los profesionales técnicos, analistas,
desarrolladores y personal en general.
¿Qué es BPMN?
Esta notación fue
concebida para mejorar la comunicación entre los sectores y las personas, pues
estructura y muestra el proceso y sus fases. Sin embargo, la notación hace
mucho más que eso, porque permite la ilustración del proceso de una manera
nunca vista antes. Sólo podemos cambiar lo que entendemos, y sólo entendemos lo
que vemos.
La notación BPMN
especifica el proceso de negocio en un diagrama en el que es fácil de leer
tanto para los usuarios técnicos como para los usuarios de negocios. Es
intuitivo y permite la representación de los detalles complejos del proceso.
BPMN sirve como un lenguaje estándar, poniendo fin a la falta de comunicación
entre el modelado de procesos y su ejecución. Por esta razón, se considera
actualmente la lengua franca para la comunicación en el mundo de los negocios.
¿Cómo se hace la notación BPMN?
Lo que hace la
notación de procesos es representar cada acción con un símbolo. Tomemos el
ejemplo de una agencia de viajes que recibe una solicitud de un cliente
potencial. El proceso de planificación del viaje se inicia con esa solicitud, y
pasa por los presupuestos de hotel, billetes de avión, alquiler de coches y
excursiones. Luego todo se recopila y se consolida y termina con el envío de la
propuesta al cliente. Si se acepta, comienza un nuevo proceso, el proceso de
venta. Cada uno de estos pasos y la relación entre ellos se representa en el
diagrama con un símbolo, haciendo que el proceso de convierta en un estándar
dentro de la empresa, para ser entendido por todos.
Podemos identificar
cuatro tipos de elementos que representan el comportamiento del proceso:
Objetos de flujo
Objetos de conexión
Swim lanes (o
carriles de piscina)
Artefactos
Objetos de datos
Los objetos de flujo
se dividen en tres tipos:
Actividades
– el trabajo que se realiza, algo que se hace (por ejemplo, el precio del
hotel), simbolizadas por cuadrados.
Eventos –
las ocurrencias, algo que sucede (por ejemplo, el inicio del proceso, el pedido
del plan), simbolizados por círculos.
Gateways –
los puntos de desvío que determinarán la forma en que va a seguir el proceso
(por ejemplo, la decisión de consolidar la información), simbolizados por
diamantes.
Sobre swim lanes (o
carriles de piscina) existen dos tipos para analizar:
Las piscinas –
representan los procesos y los participantes en el proceso.
Los carriles – cada
piscina tiene un número de carriles que simbolizan las funciones, áreas y
responsabilidades del proceso.
Los artefactos
otorgan un mayor nivel de detalle al diagrama, ya que permiten que se incluya
información adicional.
Objetos de conexión:
Los objetos de flujo
necesitan conectarse entre sí de alguna manera, y eso se hace a través de los
objetos de conexión.
El flujo de secuencia – muestra en qué orden se llevan a cabo las
actividades, y está simbolizado por una línea sólida y una flecha hacia
adelante.
El flujo de mensajes – indica los mensajes que fluyen entre dos procesos / piscinas, y está
representado por una línea discontinua, un círculo abierto y una flecha abierta
en el extremo.
La asociación –
conecta los artefactos con los objetos de flujo y está simbolizada por una
línea discontinua.
Objetos de datos:
Describen cómo los
datos pueden ser manipulados. Puede ser de salida, de entrada, data store y
data object.
Información final sobre lo qué es BPMN
Todo este proceso
puede parecer demasiado complejo y que no vale la pena. Sin embargo, no es así.
Cuando los técnicos, los empleados y los gerentes internalizan todos los
símbolos y la información, el diagrama se torna fácil de leer y modificar. Los
beneficios que aporta son muchos: procesos estandarizados, una comunicación
clara y la certeza de la ejecución son sólo algunos de ellos.
Es esencial contar
con un software fiable en la aplicación de la notación BPMN en su empresa. Esto
hará la diferencia entre un proyecto exitoso y un modelado confuso y sin
propósito, un software que permita el modelado eficiente de los procesos de su
empresa, estandarizando todas las áreas y difundiendo la información en toda la
organización.
Modelo de un Proceso - Tutorial
Herramientas para Modelar
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